Kişisel Veriler Politikası
OFİSDEPO
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI VE AYDINLATMA METNİ
OfisDepo müşterileri, üyeleri ve site ziyaretçileri için
Bu metin, www.ofisdepo.com.tr internet sitesini ziyaret eden, üye olan, sipariş veren veya OfisDepo ile iletişime geçen kişilerin kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin temel esasları ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamındaki aydınlatmayı içerir.
1. Veri Sorumlusu
|
Satıcı / Veri Sorumlusu |
SANEM MATBAACILIK VE ULUSLARARASI TAŞIMACILIK SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ |
|
Marka / İnternet Sitesi |
OfisDepo – www.ofisdepo.com.tr |
|
MERSİS No |
0743004875400013 |
|
Vergi No / Dairesi |
7430048754 / Sincan |
|
Ticaret Sicil No |
48252 |
|
Adres |
Başkent Organize Sanayi Bölgesi 19. Cadde No: 83/A, Malıköy, Temelli, Sincan, Ankara, Türkiye |
|
Telefon |
0312 640 12 34 |
|
E-posta |
info@ofisdepo.com.tr |
|
KEP |
sanemmatbaa@hs01.kep.tr |
2. İşlenebilecek Kişisel Veri Kategorileri
· Kimlik bilgileri: ad, soyad; gerekli hallerde T.C. kimlik numarası; şirket müşterilerinde yetkili/ilgili kişi bilgileri.
· İletişim bilgileri: telefon, e-posta, teslimat ve fatura adresi.
· Müşteri işlem bilgileri: üyelik, sepet, sipariş, ürün, iade, talep/şikayet ve sipariş geçmişi.
· Finans ve fatura bilgileri: ödeme işlem bilgileri, fatura bilgileri, vergi numarası/vergi dairesi ve ilgili muhasebe kayıtları. Kart güvenlik verileri, OfisDepo tarafından saklanmadığı ölçüde banka/ödeme kuruluşu altyapısında işlenir.
· İşlem güvenliği bilgileri: IP adresi, oturum ve sistem kayıtları, güvenlik logları ve benzeri teknik kayıtlar.
· Hukuki işlem ve uyum bilgileri: talep, şikayet, ihtar, uyuşmazlık ve yasal yükümlülüklere ilişkin kayıtlar.
3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
· Üyelik hesabının oluşturulması ve yönetilmesi.
· Siparişin alınması, ödeme sürecinin yürütülmesi, ürünün hazırlanması ve teslim edilmesi.
· E-fatura/e-arşiv, muhasebe, irsaliye ve vergi süreçlerinin yürütülmesi.
· İade, cayma, garanti, servis, talep ve şikayet süreçlerinin yürütülmesi.
· Müşteri iletişimi ve satış sonrası destek sağlanması.
· Bilgi ve işlem güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın önlenmesi.
· Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, yetkili kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi.
· Ayrı ve geçerli onay bulunması halinde kampanya, tanıtım ve pazarlama iletişimlerinin yürütülmesi.
4. Hukuki Sebepler
Kişisel veriler, somut işleme faaliyetine göre KVKK’nın 5. maddesinde yer alan; kanunlarda açıkça öngörülme, sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olma, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi, bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati gibi hukuki sebeplere dayanılarak işlenebilir. Açık rızanın gerekli olduğu faaliyetlerde ayrıca açık rıza alınır.
Aydınlatma yükümlülüğü ile açık rıza birbirinden ayrıdır. Bir veri işleme faaliyeti açık rızaya dayanmasa dahi ilgili kişi KVKK uyarınca aydınlatılır.
5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri
Veriler; internet sitesi üyelik ve sipariş formları, iletişim/iade formları, e-posta ve telefon görüşmeleri, ödeme ve kargo süreçleri, IdeaSoft e-ticaret altyapısı, Netsis ERP/muhasebe süreçleri ve site üzerinde oluşan teknik kayıtlar aracılığıyla otomatik veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanabilir.
6. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel veriler, işleme amacı ve hukuki sebep ile sınırlı olmak üzere; IdeaSoft ve ilgili teknik altyapı sağlayıcılarına, Garanti BBVA/banka ve ödeme altyapılarına, anlaşmalı kargo/lojistik firmalarına, Netsis/ERP ve muhasebe hizmeti kapsamındaki ilgili taraflara, gerektiğinde hukuk/mali müşavirlere ve kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilir.
Yurt dışına veri aktarımı söz konusu olursa KVKK’nın yurt dışı aktarım hükümleri ve yürürlükteki uygun güvence mekanizmaları ayrıca değerlendirilir. OfisDepo yeni bir analitik, reklam, bulut veya pazarlama hizmetini devreye almadan önce bu aktarım etkisini kontrol etmelidir.
7. Saklama Süreleri
Kişisel veriler, işleme amacı için gerekli süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı/saklama süreleri dikkate alınarak muhafaza edilir. Şirketin mevcut uygulamasında sipariş ve müşteri işlem kayıtları 10 yıla kadar saklanabilmektedir. Her veri kategorisi bakımından daha kısa veya daha uzun yasal süre bulunması halinde ilgili özel süre esas alınır. Saklama sebebi ortadan kalktığında veriler mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
8. Ticari Elektronik İleti ve Pazarlama
E-bülten, SMS, WhatsApp, telefon veya e-posta yoluyla kampanya ve pazarlama iletişimi yapılması halinde 6563 sayılı Kanun, Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik ve İYS yükümlülükleri ayrıca uygulanır.
Bireysel alıcılardan pazarlama onayı alınırken olumlu irade beyanı önceden seçilmiş/işaretlenmiş olarak sunulmamalı ve onay, üyelik veya satın alma için zorunlu tutulmamalıdır. Ret hakkı kolay ve ücretsiz şekilde sağlanmalıdır. Tacir/esnaf alıcılar bakımından mevzuattaki özel istisnalar saklıdır.
9. Çerezler ve Çevrimiçi Tanımlayıcılar
Site, üyelik, sepet, güvenlik ve oturum yönetimi için teknik olarak gerekli çerez veya benzeri çevrimiçi tanımlayıcılar kullanabilir. Zorunlu olmayan analitik veya pazarlama çerezleri devreye alınırsa bunların amaçları, süreleri ve üçüncü tarafları hakkında ayrıca bilgilendirme yapılmalı; gerekli olduğu ölçüde kullanıcının tercih/onay mekanizması sağlanmalıdır.
Mevcut işletme beyanına göre Google Analytics, Google Ads remarketing, Meta Pixel ve TikTok Pixel aktif değildir. Bunların veya benzeri teknolojilerin sonradan etkinleştirilmesi halinde Çerez Politikası ve bu metin güncellenmelidir.
10. KVKK Kapsamındaki Haklarınız
KVKK’nın 11. maddesi kapsamındaki şartlar çerçevesinde ilgili kişiler; kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme, şartları varsa silinmesini/yok edilmesini isteme, düzeltme veya silme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz sonucu aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
11. Başvuru Yöntemi
KVKK kapsamındaki talepler, kimliğinizi ve talebinizi doğrulamaya elverişli bilgilerle birlikte Başkent Organize Sanayi Bölgesi 19. Cadde No: 83/A, Malıköy, Temelli, Sincan, Ankara, Türkiye adresine yazılı olarak, sanemmatbaa@hs01.kep.tr KEP adresine veya mevzuatın izin verdiği diğer başvuru yöntemleriyle iletilebilir. Başvurular, talebin niteliğine göre KVKK ve ilgili ikincil mevzuatta öngörülen süre içinde sonuçlandırılır.
12. Veri Güvenliği
SANEM, kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla işin niteliğine uygun teknik ve idari tedbirler alır; hizmet aldığı veri işleyenlerden de uygun güvenlik tedbirleri bekler.
13. Güncellemeler
İş süreçleri, kullanılan yazılımlar, çerezler, pazarlama araçları veya mevzuat değiştiğinde bu metin güncellenebilir. Güncel sürüm OfisDepo internet sitesinde yayımlanır.
Resmî Dayanak ve Kontrol Kaynakları
Bu bölüm siteye yayımlanacak metnin hukuki kontrol izi için eklenmiştir. Yayın sırasında tutulabilir veya kurum içi kopyada bırakılabilir.
· KVKK – Aydınlatma Yükümlülüğü: https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/2033/Aydinlatma-Yukumlulugu-
· Ticaret Bakanlığı – Elektronik Ticaret SSS: https://ticaret.gov.tr/ic-ticaret/sikca-sorulan-sorular/elektronik-ticaret
· 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun – Bakanlık kaynağı: https://usak.ticaret.gov.tr/data/5d6e0d6a13b876bd307b33c9/Elektronik%20Ticaretin%20D%C3%BCzenlenmesi%20Hakk%C4%B1nda%20Kanun.pdf